Η εισαγωγή αντιγράφων κίνησης τραπεζικού λογαριασμού στο Odoo είναι μόνο το πρώτο βήμα. Το πραγματικό όφελος προκύπτει όταν μια τραπεζική κίνηση μπορεί να αντιστοιχιστεί αξιόπιστα στο σωστό τιμολόγιο πώλησης, τιμολόγιο προμηθευτή, πιστωτικό τιμολόγιο ή πληρωμή.
Ακριβώς σε αυτό το σημείο λείπει από το Odoo 19 Community μια εύχρηστη λειτουργία στο περιβάλλον χρήστη. Έτσι, οι εισαγόμενες γραμμές τραπεζικών κινήσεων παραμένουν αρχικά στον ενδιάμεσο τραπεζικό λογαριασμό και πρέπει να αντιστοιχιστούν σε μια εκκρεμή λογιστική εγγραφή για να συνεχιστεί η επεξεργασία τους.
Γι’ αυτό αναπτύξαμε το Bank Statement Matcher για τη δική μας εγκατάσταση του Odoo 19 Community. Επειδή το πρόβλημα αυτό δεν αφορά μόνο εμάς, διαθέτουμε το πρόσθετο δωρεάν στο GitHub με την ελεύθερη άδεια AGPL-3.
Το έργο στο GitHub:
Odoo 19 Bank Statement Matcher
Από την εισαγωγή του αντιγράφου κίνησης λογαριασμού στο σωστό τιμολόγιο
Με το έργο μας Odoo 19 Bank Statement Import, το οποίο έχουμε ήδη δημοσιεύσει, μπορούν να εισαχθούν στο Odoo 19 Community αντίγραφα κίνησης τραπεζικού λογαριασμού σε διάφορους μορφότυπους. Σε αυτούς περιλαμβάνονται οι CAMT.053, CAMT.054, OFX και SWIFT MT940.
Το νέο Bank Statement Matcher προσθέτει σε αυτή την εισαγωγή το επόμενο καθοριστικό βήμα:
Ποια εισαγόμενη τραπεζική κίνηση αντιστοιχεί σε ποια εκκρεμή εγγραφή;
Το πρόσθετο αναζητά εκκρεμείς απαιτήσεις και υποχρεώσεις, αξιολογεί τις πιθανές αντιστοιχίσεις και εξηγεί στους χρήστες γιατί προτείνεται μια συγκεκριμένη αντιστοίχιση. Η πρόταση μπορεί να ελεγχθεί, να επιβεβαιωθεί, να διορθωθεί ή να αντικατασταθεί με χειροκίνητη επιλογή.
Έτσι δημιουργείται μια ολοκληρωμένη ροή εργασίας για το Odoo 19 Community:
εισαγωγή αντιγράφου κίνησης τραπεζικού λογαριασμού
εντοπισμός πιθανών αντιστοιχίσεων
συγκεντρωτικός έλεγχος προτάσεων
αποδοχή μονοσήμαντων αντιστοιχίσεων
χειροκίνητη επεξεργασία ασαφών περιπτώσεων
Τι μπορεί να κάνει το Odoo 19 Bank Statement Matcher
Το πρόσθετο αναπτύχθηκε για την καθημερινή εργασία στο λογιστήριο. Μεταξύ άλλων, υποστηρίζει τις εξής λειτουργίες:
αναζήτηση αντίστοιχων τιμολογίων πώλησης, τιμολογίων προμηθευτών, πιστωτικών τιμολογίων και πληρωμών
αυτόματος εντοπισμός προτάσεων αντιστοίχισης κατά τη δημιουργία μιας γραμμής τραπεζικής κίνησης
κατανοητή εμφάνιση του κανόνα αντιστοίχισης που χρησιμοποιείται και του βαθμού αξιοπιστίας του
νέα αναζήτηση σε μεταγενέστερο χρόνο
μεμονωμένη αντιστοίχιση ή ομαδική επεξεργασία πολλών γραμμών τραπεζικών κινήσεων
χειροκίνητη επιλογή εκκρεμούς εγγραφής όταν καμία πρόταση δεν ταιριάζει
αναίρεση αντιστοίχισης που έχει ήδη πραγματοποιηθεί
εντοπισμός πολλών ισοδύναμων αντιστοιχίσεων χωρίς αυθαίρετη επιλογή
υποδείξεις για προσφορές ή παραγγελίες για τις οποίες δεν υπάρχει ακόμη εκκρεμής λογιστική εγγραφή
προαιρετική άμεση μετάβαση από την εισαγωγή αντιγράφων κίνησης λογαριασμού της OCA στην προβολή αντιστοίχισης
γερμανική μετάφραση με αγγλικό πρωτότυπο κείμενο
Η κεντρική επισκόπηση είναι διαθέσιμη στο Odoo από τη διαδρομή Λογιστική → Λογιστική → Αντιστοίχιση γραμμών τραπεζικών κινήσεων. Εκεί μπορείτε να αναζητήσετε και να επεξεργαστείτε συγκεντρωτικά τις εκκρεμείς γραμμές τραπεζικών κινήσεων.
Κατανοητή αντιστοίχιση αντί για μαύρο κουτί
Στα οικονομικά δεδομένα δεν αρκεί να προτείνεται μια οποιαδήποτε αντιστοίχιση. Οι χρήστες πρέπει να μπορούν να καταλάβουν γιατί μια τραπεζική κίνηση θεωρείται ότι αντιστοιχεί σε ένα συγκεκριμένο παραστατικό.
Γι’ αυτό το Bank Statement Matcher χρησιμοποιεί σαφώς καθορισμένους κανόνες και διαφορετικά επίπεδα αξιοπιστίας:
| Αξιοπιστία | Κανόνας | Σημασία |
|---|---|---|
| 100 | Αναφορά | Στην περιγραφή της συναλλαγής βρέθηκε αριθμός παραστατικού, αναφορά πληρωμής ή αναφορά προέλευσης. |
| 80 | Συναλλασσόμενος και ποσό | Ο συναλλασσόμενος και το ανεξόφλητο ποσό συμφωνούν. |
| 60 | Μοναδική αντιστοίχιση ποσού | Το ποσό αντιστοιχεί ακριβώς σε μία μόνο εκκρεμή εγγραφή. |
| 30 | Συναλλασσόμενος | Ο συναλλασσόμενος ταιριάζει, αλλά το ποσό όχι· πρόκειται μόνο για ένδειξη. |
Για κάθε ημερολόγιο μπορεί να οριστεί το ελάχιστο επίπεδο αξιοπιστίας από το οποίο επιτρέπεται η αποδοχή μιας μονοσήμαντης πρότασης μέσω της μαζικής ενέργειας. Οι αντιστοιχίσεις χαμηλότερης αξιοπιστίας παραμένουν ορατές, αλλά πρέπει να ελέγχονται και να επιβεβαιώνονται μεμονωμένα.
Ένα βασικό σημείο: Το πρόσθετο δεν πραγματοποιεί λογιστικές καταχωρίσεις στο παρασκήνιο χωρίς επίβλεψη. Δημιουργεί προτάσεις. Η αντιστοίχιση γίνεται μόνο με συνειδητή ενέργεια του χρήστη, είτε μεμονωμένα είτε μέσω της ελεγχόμενης μαζικής επεξεργασίας.
Λαμβάνονται υπόψη και οι δύσκολες περιπτώσεις τραπεζικών αναφορών
Οι τράπεζες δεν διαβιβάζουν πάντα τις αναφορές πληρωμής με ενιαία μορφή. Ένας αριθμός τιμολογίου μπορεί να συνδυάζεται με ονόματα, ψηφία ή άλλα στοιχεία. Τα διαχωριστικά μπορεί να λείπουν ή να εμφανίζονται διαφορετικά από ό,τι στο αρχικό παραστατικό.
Γι’ αυτό το Matcher κανονικοποιεί τις τιμές σύγκρισης και λαμβάνει υπόψη και τις μεταβάσεις μεταξύ γραμμάτων και ψηφίων. Έτσι μπορεί, για παράδειγμα, να αναγνωρίζει αναφορές ακόμη και όταν στην περιγραφή της τραπεζικής κίνησης έχουν ενωθεί απευθείας με άλλα στοιχεία.
Η αναζήτηση γίνεται σκόπιμα από το παραστατικό του Odoo προς την περιγραφή της τραπεζικής κίνησης. Έτσι αποφεύγεται η εμφάνιση μεγάλου αριθμού άσχετων αντιστοιχίσεων από σύντομες, κοινές ακολουθίες ψηφίων στην περιγραφή της συναλλαγής.
Οι κανόνες δεν περιορίζονται σε συγκεκριμένη τράπεζα, χώρα ή προκαθορισμένο σύστημα αρίθμησης. Αυτό κάνει το πρόσθετο χρήσιμο και για άλλες εγκαταστάσεις του Odoo 19 Community.
Γιατί είναι σημαντική η νέα αναζήτηση
Δεν είναι δυνατή η αντιστοίχιση κάθε τραπεζικής πληρωμής ήδη κατά την εισαγωγή. Στην πράξη, μια πληρωμή μπορεί να ληφθεί πριν δημιουργηθεί ή οριστικοποιηθεί το αντίστοιχο τιμολόγιο στο Odoo. Επίσης, ένα τιμολόγιο προμηθευτή ή ένα πιστωτικό τιμολόγιο μπορεί να καταχωριστεί αργότερα.
Γι’ αυτό οι γραμμές τραπεζικών κινήσεων μπορούν να ελεγχθούν ξανά αργότερα με την επιλογή «Νέα αναζήτηση». Μόλις δημιουργηθεί η κατάλληλη εκκρεμής εγγραφή, μια τραπεζική κίνηση που προηγουμένως δεν μπορούσε να αντιστοιχιστεί μπορεί να αποκτήσει μονοσήμαντη αντιστοίχιση.
Αν, για παράδειγμα, η περιγραφή της τραπεζικής κίνησης αναφέρει μια προσφορά ή παραγγελία για την οποία δεν υπάρχει ακόμη τιμολόγιο και, επομένως, ούτε εκκρεμής εγγραφή, το πρόσθετο εμφανίζει μια χρήσιμη υπόδειξη. Αντί να εμφανίζει απλώς «δεν βρέθηκε αντιστοίχιση», επισημαίνει ότι ίσως πρέπει πρώτα να δημιουργηθεί το τιμολόγιο.
Η ασφάλεια έχει προτεραιότητα
Μια λανθασμένη αυτόματη αντιστοίχιση μπορεί να προκαλέσει περισσότερη δουλειά στο λογιστήριο από μια εκκρεμή γραμμή τραπεζικής κίνησης. Γι’ αυτό το Bank Statement Matcher σχεδιάστηκε σκόπιμα με προσεκτική προσέγγιση:
Δεν γίνεται αυθαίρετη επιλογή μεταξύ αντιστοιχίσεων με την ίδια βαθμολογία.
Οι προτάσεις χαμηλής αξιοπιστίας εμφανίζονται, αλλά δεν γίνονται αποδεκτές μέσω της μαζικής ενέργειας.
Πριν από την αντιστοίχιση ελέγχεται ξανά αν η εκκρεμής εγγραφή εξακολουθεί να είναι διαθέσιμη.
Μια εγγραφή που έχει στο μεταξύ τακτοποιηθεί από άλλον χρήστη δεν υποβάλλεται ξανά σε επεξεργασία.
Η επεξεργασία κάθε γραμμής τραπεζικής κίνησης γίνεται με ξεχωριστό σημείο επαναφοράς συναλλαγής στη βάση δεδομένων.
Ένα σφάλμα σε μια γραμμή τραπεζικής κίνησης δεν εμποδίζει την επεξεργασία όλων των υπόλοιπων γραμμών.
Ελλιπή παλαιά δεδομένα χωρίς έγκυρη ημερομηνία λογιστικής εγγραφής εξαιρούνται για λόγους ασφαλείας.
Έτσι, το πρόσθετο υποστηρίζει την αυτοματοποίηση όπου εξοικονομεί χρόνο και απαιτεί χειροκίνητη απόφαση όπου τα δεδομένα δεν είναι αρκετά σαφή.
Συνεργασία με το Bank Statement Import που αναπτύξαμε
Το αποθετήριο αποτελείται από δύο πρόσθετα:
| Πρόσθετο | Λειτουργία |
|---|---|
| account_statement_matcher | Παρέχει τις βασικές λειτουργίες αναζήτησης, αξιολόγησης, ελέγχου και αντιστοίχισης. Απαιτεί μόνο το πρόσθετο account του Odoo. |
| account_statement_matcher_import_oca | Προαιρετική διασύνδεση με την εισαγωγή αντιγράφων κίνησης λογαριασμού της OCA. Μετά την εισαγωγή ανοίγει απευθείας η προβολή αντιστοίχισης με τις νέες γραμμές. |
Το προαιρετικό πρόσθετο διασύνδεσης εγκαθίσταται αυτόματα όταν υπάρχουν τόσο το Matcher όσο και το πρόσθετο account_statement_import_file της OCA. Έτσι, η εισαγωγή του αντιγράφου κίνησης λογαριασμού συνδέεται άμεσα με την αντιστοίχιση που ακολουθεί.
Περισσότερα για την εισαγωγή των υποστηριζόμενων τραπεζικών μορφότυπων θα βρείτε στο άρθρο μας:
Odoo 19 Bank Statement Import – οι επεκτάσεις μας για την κοινότητα του Odoo
Εγκατάσταση στο Odoo 19 Community
Η εγκατάσταση γίνεται όπως σε κάθε συνηθισμένο πρόσθετο του Odoo:
Αντιγράψτε τους φακέλους των πρόσθετων σε μια διαδρομή πρόσθετων που έχει οριστεί στις ρυθμίσεις του Odoo.
Ενημερώστε τη λίστα εφαρμογών στο Odoo.
Εγκαταστήστε το πρόσθετο Bank Statement Matcher.
Ορίστε για κάθε τραπεζικό ημερολόγιο αν θα αναζητούνται προτάσεις κατά την εισαγωγή.
Επιλέξτε το επιθυμητό ελάχιστο όριο για την ελεγχόμενη μαζική αντιστοίχιση.
Το πρόσθετο αναπτύχθηκε και δοκιμάστηκε για το Odoo 19.0 Community. Πριν χρησιμοποιηθεί με άλλες εκδόσεις του Odoo, πρέπει να ελεγχθούν ιδίως οι αλλαγές στις εσωτερικές λειτουργίες λογιστικής και συμφωνίας.
Όπως με κάθε λογιστική επέκταση, συνιστούμε να ελέγξετε πρώτα την εγκατάσταση σε περιβάλλον δοκιμών, με αντίγραφο της δικής σας βάσης δεδομένων και αντιπροσωπευτικά αντίγραφα κίνησης τραπεζικού λογαριασμού.
Δωρεάν και με ανοιχτό κώδικα για την κοινότητα του Odoo
Εμείς στη Biricon IT Services GmbH αναπτύσσουμε λύσεις αρχικά για συγκεκριμένες απαιτήσεις από τη δική μας λειτουργία. Όταν από αυτό προκύπτει μια ενότητα γενικής χρήσης, δεν θέλουμε να την κρύψουμε σε μία μόνο εγκατάσταση.
Γι’ αυτό το Odoo 19 Bank Statement Matcher διατίθεται δωρεάν ως έργο ανοιχτού κώδικα. Ο πηγαίος κώδικας είναι διαθέσιμος για προβολή, έλεγχο, προσαρμογή και περαιτέρω ανάπτυξη σύμφωνα με την άδεια AGPL-3.
Στόχος μας δεν είναι να αυτοματοποιήσουμε στα τυφλά όσο το δυνατόν περισσότερες λογιστικές αποφάσεις. Θέλουμε να μειώσουμε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι αντιστοιχίσεις οικονομικών συναλλαγών παραμένουν κατανοητές και ελέγξιμες.
Έτσι αντιλαμβανόμαστε την ουσιαστική ανάπτυξη λογισμικού ανοιχτού κώδικα: λύνουμε ένα πραγματικό πρόβλημα, τεκμηριώνουμε τη λύση με διαφάνεια και στη συνέχεια τη διαθέτουμε στην κοινότητα.
Το έργο, ο πηγαίος κώδικας και η συνεισφορά
Ο πλήρης πηγαίος κώδικας, οι οδηγίες εγκατάστασης και η τεχνική τεκμηρίωση είναι διαθέσιμα στο GitHub:
Ανοίξτε το Odoo 19 Bank Statement Matcher στο GitHub
Χαιρόμαστε να λαμβάνουμε εμπειρίες από την πράξη, αναφορές σφαλμάτων, προτάσεις βελτίωσης και συνεισφορές από την κοινότητα του Odoo.
Δωρεάν. Κατανοητό. Ανοιχτού κώδικα. Για το Odoo 19 Community.